Een aanvraag kan via het aanvraagformulier worden ingediend. Na ontvangst van de aanvraag, wordt deze in de eerstvolgende bestuursvergadering behandeld. Deze vergaderingen worden viermaal per jaar gehouden. In principe ontvangt u binnen drie maanden na ontvangst van uw aanvraag bericht van het bestuur of deze aanvraag al dan niet gehonoreerd wordt. Wilt u een bijdrage voor een project dat aan een bepaald tijdsbestek is gebonden, denkt u er dan dus aan de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 3 maanden voor aanvang van het project, in te dienen.

Over een beslissing van het bestuur over uw aanvraag en het al dan niet toekennen van een bijdrage wordt niet gecorrespondeerd. Ieder besluit van het bestuur over een aanvraag en/of toekenning is een zelfstandige  beslissingsbevoegdheid van het bestuur en is niet aan hoger beroep onderhevig.

Het kan voorkomen dat aanvullende gegevens worden gevraagd om de aanvraag en het project goed te kunnen beoordelen. In een enkel geval komen één of twee bestuursleden het project bezoeken.

Na toekenning van de aanvraag wordt de bijdrage korte tijd daarna op de rekening van de aanvrager bijgeschreven. Achteraf dient altijd een evaluatie en een kostenverantwoording ingediend te worden.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het juist navolgen van de doelstellingen van het fonds. Een financiële bijdrage kan dan ook alleen verleend worden als deze beantwoordt aan de criteria.

Het bestuur van het Pieter Arie van der Kooijfonds bestaat momenteel uit vier personen en één adviseur. Zij zijn allen vrijwilligers.

In het najaar van 2013 heeft het bestuur van het P.A. van der Kooijfonds uitvoerig nagedacht over (de gevolgen van) de nieuwe publicatie-eisen zoals deze per 1 januari 2014 gelden voor Algemeen Nut Beogende Instellingen (ANBI’s).

Hoewel het bestuur nadrukkelijk de intentie heeft om het P.A. van der Kooijfonds (dat jaren als ANBI is geregistreerd geweest) te blijven besturen overeenkomstig de tot 1 januari 2014 geldende ANBI richtlijnen, heeft zij besloten om de ANBI-status te laten vervallen.

De sinds 1 januari 2014 wettelijk geldende ANBI-publicatieplicht van zoveel extra gegevens zou er toe leiden dat er (naar de mening van het bestuur: onnodig) veel extra werkzaamheden moeten worden verricht en dus onnodige extra kosten moeten worden gemaakt. Dit is voor een klein vermogensfonds als het P.A. van der Kooijfonds, waarbij de doelstelling is om het rendement van het vermogen ten goede te laten komen aan vooral kansarme kinderen, niet gewenst. Deze kosten staan voor ons Fonds, dat geen vermogen-of fondsenwervende activiteiten onderneemt en geen schenkingen of erfenissen zal ontvangen, ook niet in verhouding tot de voordelen van de registratie als ANBI.

Volledigheidshalve merken wij op dat de fiscale gevolgen van een eventuele toekenning niet voor rekening komen van het P.A. van der Kooijfonds.